О проекте
Основные задачи проекта
- Сокращение времени на работу с документами, перемещение документов.
- Снижение количества бумажных документов.
- Снижение "потерь" документов.
- Цифровизация бизнес-процессов взаимодействия отделов и цехов.
- Унификация работы с документами на заводе: согласование документов по утвержденным цепочкам, назначение ответственных за работу с документами в каждом структурном подразделении.
- Контроль исполнительской дисциплины всех поручений от высшего руководства, выдаваемых на ежедневных оперативных совещаниях, в разрезе сроков и предметов поручений.
Ситуация до старта проекта
Абинский электрометаллургический завод (АЭМЗ) работает с 2010 года и производит полмиллиона тонн арматуры в год, занимая третье место в мире по объемам производства.
Строительство завода началось в небольшом райцентре на западе Кубани в 2008 году. Этот проект стал первой попыткой создать высокотехнологичный металлургический объект в Краснодарском крае. Все этапы реализовывались нетипично быстрыми для таких масштабов темпами, а основное оборудование для строительства было закуплено у немецкой компании SMS Meer. ООО "АЭМЗ" приступило к работе уже в 2010 году, став всего за несколько лет флагманом экономики Южного федерального округа. Выгодное географическое положение, применение самых современных технологий и большая номенклатура выпускаемой продукции позволили заводу занять третье место по производительности в мире.
Завод активно уделяется внимание экологическому вопросу: на территории налажен раздельный сбор отходов, есть специальные ящики для сброса опасных отходов, продукция производится также из вторичного сырья — металлолома. Уменьшение количества бумажных носителей – это одна из целей внедрения 1С:Документооборота и еще один шаг в решении экологического вопроса.
Компания обеспечивает рабочими местами до 4,5 тысяч сотрудников и располагается на обширной территории. Скорость строительства и запуска производства были очень сжатыми, поэтому все внимание уделялось производственным процессам, а оптимизацией, например, потоков документооборота, уделяли меньше внимания. Как следствие, нужно отметить наличие проблем территориальной распределённости административных зданий и сложности взаимодействия отделов. В среднем от одного основного отдела к другому приходится пройти 500-700 метров. А путь от самых удаленных подразделений займет 2-2,5 км по самым оптимальным траекториям.
Стремительный рост компании привел к усложнению контроля процессов руководством, снижению оперативности получения данных и исполнительской дисциплины.
Архитектура решения и масштаб проекта
Проект реализован на базе конфигурации "1С: Документооборот КОРП" редакции 2.1, с осуществленными доработками согласно требованиям.
Доступ к программе осуществляется по средством тонкого клиента, web-клиента, а также мобильного приложения для руководящих сотрудников предприятия.
Особенности и уникальность проекта
Ключевой особенностью проекта была необходимость наладить и оптимизировать процессы документооборота под цели и задачи стремительно развивающегося, масштабного для экономики ЮФО высокотехнологичного международного бизнеса.
Проект охватил все процессы (от приема корреспонденции секретарем до оценки руководством эффективности работы завода за год), наладил взаимодействие отделов и цехов, свел до минимума потери времени сотрудниками на передвижение между отделами по обширной территории завода.
Отличительной чертой проекта также можно назвать его быстрый старт и развитие: с момента первого контакта с Заказчиком до начала обследования прошел всего один месяц. Один из процессов был внедрен уже через 2 месяца после старта с целью демонстрации руководству эффективности работы в системе и всех плюсов от ее внедрения.
В рамках проекта было выполнено несколько уникальных технических задач:
- Реализован механизм взаимодействия с личным кабинетом Почты России, позволяющий отслеживать исходящие письма прямо из конфигурации "1С: Документооборот".
- Реализован механизм "двойной нумерации", благодаря которому удалось расширить типовой функционал конфигурации "1С:Документооборот" и одному внутреннему документу присваивать два номера: подразделения-отправителя и подразделения-получателя;
- Реализован гибкий механизм "правила коммуникации", позволяющий управлять разрешенными и запрещенными списками рассылки задач;
- Разработан и внедрен механизм размещения на файлах скан-копий и pdf-файлах результатов рассмотрения документов руководящими сотрудниками и виз согласования.
Продукты 1С, внедренные в ходе проекта
Подсистема продукта:
"1С: Документооборот 8 КОРП"
- Входящая и исходящая корреспонденция
- Поручения Генерального директора
- Мероприятия
- Приказы и Распоряжения
- Служебные записки
- Счета на оплату
- Заявки на номенклатуру
- Кадровые служебные записки
- Договорная работа
- Документы отдела качества
- Заявки на добавление нормативно-справочной информации
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
- Потоковые сканеры для обработки пакетов документов;
- Конфигурация "1С:ERP" (в части обмена НСИ и настройки интеграции).
