Внедрение электронного архива и согласования документов с использованием электронной подписи на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП" в Компании "Агро-Строительные Технологии"

О проекте

Компания "Агро-Строительные Технологии" – официальный дилер компаний John Deere, Vemeer, Amazone. С 2005 года ООО "АСТ" является одним из крупнейших поставщиков спецтехники в Краснодарском крае, Ростовской области, Ставропольском крае, Республиках Северного Кавказа, Волгоградск

Компания "Портал-Юг" и ООО "Агро-Строительные Технологии" завершили проект автоматизации подписания внутренних документов с помощью ЭП и построения электронного финансового архива документов. Новый функционал был реализован на базе программного продукта "1С: Документооборот КОРП", внедренного еще в 2014 году. Бесшовная интеграция с конфигурацией "1С: Управление торговлей" позволила повысить комфорт работы пользователей и оптимизировать рабочий процесс.

Компания "Агро-Строительные Технологии" – официальный дилер компаний John Deere, Vemeer, Amazone. С 2005 года ООО «АСТ» является одним из крупнейших поставщиков спецтехники в Краснодарском крае, Ростовской области, Ставропольском крае, Республиках Северного Кавказа, Волгоградской области, Москве, Московской области, Санкт-Петербурге, Смоленской области и Сибири. Так же партнерами компании являются: Manitou Group, Vaderstad, Valley, GSI, Cimbria, Neste Oil, BTU Ventilation.

За время работы открыто 19 филиалов в России и 1 в Республике Беларусь. Создана уникальная сервисная система для клиентов компании, самый крупный склад запасных частей среди продавцов спецтехники. Сервисная служба состоит из более чем 250 высококвалифицированных сотрудников.

Сейчас очень большое внимание уделяется новым технологиям и техническому переоснащению. И дело не только в новой технике. В первую очередь, это технологии, которые и позволяет воплотить наша техника, а также более эффективная организация труда.

Технический прогресс и всеобщая тенденция на автоматизацию бизнеса затронули и внутренние процессы компании. Еще в 2014 году для автоматизации внутреннего документооборота и систематизации бизнес-процессов был внедрен программный продукт "1С: Документооборот 8". На сегодняшний день на рынке программного обеспечения "1С: Документооборот 8" является одним из лучших продуктов в области автоматизации делопроизводства. В состав ПП входят многочисленные программные компоненты для распознавания текстов, штрих-кодов, учета входящих, исходящих и внутренних документов и т.п., что очень подходило в качестве решения проблем контроля и хранения документов в компании ООО "Агро-Строительные Технологии". Кроме того, «1С: Документооборот 8» имеет возможность тесной интеграции с другими программными продуктами "1С".

В 2021 году руководство организации приняло решение повысить уровень цифровизации, изменить подход к взаимодействию между филиалами, снизить затраты на обмен документацией между удаленными подразделениями, а главное – получать оперативную и свежую информацию по статусу документов. Также безусловным фактором модернизации работы программного продукта "1С: Документооборот 8" стала необходимость повышения контроля за оборотом первичных документов. ООО "Агро-Строительные Технологии" стремится переходить на безбумажный электронный документооборот с поставщиками и покупателями, однако даже в настоящее время сохраняется ряд контрагентов, у которых такая возможность отсутствует. В связи с этим бумажный документооборот актов и счетов-фактур занимает весомую часть всех взаимодействий с контрагентами.

Проект был разделен на два этапа: электронный архив и согласование документов с помощью ЭП. Между собой этапы были не связаны, но решено было выполнять их последовательно, для более удобного ввода в эксплуатацию.

В результате в программном продукте "1С: Документооборот 8" насчитывается 700 рабочих мест, пользователи работают и с новым функционалом, и с подсистемами, внедренными еще с 2014 года.

Показатели проекта

Регион: Краснодарский край
Отрасль: Сельское хозяйство
Программный продукт: 1С:Документооборот 8 КОРП
Количество АРМ: 10

Результаты проекта

  1. Настроены маршруты согласования внутренних документов, в процессе согласования и подписания которых используется электронная подпись. На получение оригиналов документов, подписанных сотрудниками, не тратятся целые дни – информация сразу же отражена в системе.
  2. Модифицирована бесшовная интеграция между программными продуктами "1С: Документооборот 8" и "1С: Управление торговлей 8", что позволяет пользователям работать в «режиме одного окна» и не тратить время на переключение между системами.
  3. Настроено автоматическое штрихкодирование финансовых документов с последующим распознаванием при потоковом сканировании. Благодаря этому налажен контроль возвратов документов, а также оперативный доступ к документации в случае необходимости.



Главный бухгалтер ООО "Агро-Строительные Технологии" Юшманова Галина Константиновна:"Внедрение подсистемы электронного финансового архива позволило упорядочить работу с бумажными экземплярами финансовых документов, а также позволяет получать оперативный доступ к скан-копиям документов. В случае необходимости (запрос контрагента, проверка, внутренний аудит) мы можем в кратчайшие сроки выгрузить информацию по документам. Согласование с помощью электронной подписи упростило множество внутренних процедур, для которых ранее приходилось передавать подписанные бумажные документы курьерами или сотрудниками, перемещающимися между филиалами. Колоссальная экономия в первую очередь времени, которое в современном мире очень дорого. Также присутствует экономия и в затратах на передачу документов".

Отзывы

М.В. Желнова, АО "Кубань-Тепло"

Из ваших сотрудников могу выделить Николаеву Екатерину и Нургалиева Марата - только с положительной стороны. Нет сомнений в их профессионализме. Ответы на все вопросы по линии консультации доведены ими до логического положительного кон...

Подробнее

Е.В. Сафонова, ООО "ГАЯНЕС"

Девушки на линии консультации молодцы. Особенно хочу выделить Мироненко Анну - золотой человек, золотой кадр. Держитесь таких специалистов!

Подробнее

Чукарина Е.Н., Спектр-Про

Работу линии консультации оцениваю на "5+"! Очень довольна! Это просто верх совершенства! Особенно хочу выделить Николаеву Екатерину. Это человек с большой буквы!

Подробнее
Ваш регион определился как:Ставрополь