В марте 2023 года появились дополнительные требования к процессу уничтожения конфиденциальной информации. Операторы получили обязанность документально подтверждать процесс безвозвратного удаления личных данных физических лиц. Самым частым взаимодействием компаний с конфиденциальными данными, являются данные сотрудников, которые также должны быть уничтожены в определенных случаях.

В статье разберем более подробно данное требование и рассмотрим новый функционал на примере программы "1С:ЗУП" ред. 3.0.

Процесс обработки персональных данных изменен с 1 мая 2023 г. по приказу Федерального агентства по персональным данным от 28. 10. 2022 179. Об утверждении требований к подтверждению утраты персональных сведений. Это требование предполагает документальное оформление факта уничтожения личных данных, чтобы пресечь незаконную обработку.

Новый порядок работы с персональными данными призван обеспечить более эффективную защиту информации и соблюдение правил обработки персональных данных.

Как работает уничтожение личных данных

Это процесс, который приводит к полной невозможности восстановить содержимое личных данных в информационной системе личных данных или к физическому уничтожению материального носителя, на котором хранятся эти данные. Это требование закреплено в пункте 8 статьи 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ

Обязанность уничтожить персональные обычно основана на существенных причинах:

• необоснованное получение личных данных;

• неправомерная обработка данных персональных лиц;

• достигнуты цели обработки данных персональных лиц;

• отзыв о согласии на обработку личных данных от физического лица.

Эта процедура предполагает, что личные данные будут непригодны к дальнейшему использованию, обработке, передаче. Бумажные носители будут безвозвратно уничтожены, а данные на цифровых носителях будут очищены.

Ниже представлены несколько важных факторов, которые стоит учесть при решении данного вопроса.

• Способ уничтожения компания каждая для себя выбирает самостоятельно, не каких ограничений в требовании нет.

• Данные, хранящиеся в бумажном виде, можно разорвать, сжечь или измельчить шредером. А фактом уничтожения будет служить оформленный соответствующий акт.

• В случае, когда для хранения персональных данных использовались автоматизированные средства, такие как компьютер, к акту должна быть предоставлена информация с выгрузкой из журнала регистрации событий.

• Акты и предлагающееся выгрузки журналов, следует хранить не менее трех лет с момента их уничтожения

Функционал уничтожения персональных данных сотрудников на новых релизах программ

Возможность обезличивания персональных данных сотрудников в соответствии с требованиями приказа Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179, на данный момент уже реализована на следующих релизах программных продуктов:

• "1С:ERP Управление предприятием 2.5" – реализовано 2.5.12.102 от 14.08.2023;

• "1С:ERP Управление холдингом" – реализовано 3.1.12.7 от 07.09.2023;

• "1С:Управление холдингом 8" – реализовано 3.2.5 от 14.07.2023;

• "1С:Бухгалтерия некоммерческой организации" КОРП/ПРОФ – реализовано 3.0.139 от 07.07.202;

• "1С:Бухгалтерия предприятия" КОРП/ПРОФ – реализовано 3.0.139 от 05.07.2023;

• "1С:Зарплата и управление персоналом" редакция 3 – реализовано 3.1.23.812 от 18.07.2023 / 3.1.27.23  06.07.2023;

• 1С:Комплексная автоматизация" редакция 2.5 – реализовано 2.5.12.102 от 14.08.2023.

Настройка нового функционала в программе "1С:Зарплата и управление персоналом"

Более подробно новый функционал рассмотрим на программном продукте "1С:Зарплата и управление персоналом".

Чтобы увидеть функционал уничтожения персональных данных сотрудников, необходимо включить данную возможность в настройках программы установив флажок "Уничтожать персональные данные" (раздел Администрирование – Настройки пользователей и прав – Защита персональных данных) (рис.1).

После проставления флажка в разделе "Кадры" пользователь увидит рабочее место под названием "Уничтожение персональных данных", журнал документов "Акты об уничтожении персональных данных" (рис. 2).

Рабочее место "Уничтожение персональных данных"

В рабочем месте в разделе "Сроки хранения" автоматически формируются списки уволившихся сотрудников и сроки хранения закончились в зависимости от количества лет, указанных ранее на настройках (рис. 1) По кнопке "Создать акт" (рис. 3) может быть сформирован акт или акты об уничтожении данных по выбранным сотрудникам.

После использования кнопки "Создать акты" появится новое окно "Создание актов", в котором можно выбрать данные:

• С указанием причины – где выбираем один из 4 вариантов, предоставленных к варианту (рис. 4);

• И способа уничтожения – из 2 вариантов предложенных вариантов (рис.4).

Также акты можно создать из журнала документов "Акты об уничтожении персональных данных"(рис. 2). Зайдя в сам акт, мы можем увидеть данные самого сотрудника, а также данные "Причина уничтожения" и "Способ уничтожения", с такими же данными для выбора как на рис. 4.

Категории персональных данных формируются по кнопке "Заполнить". Туда попадают все данные, по сотруднику которые отражены в программе (рис.5).

ВАЖНО

После создания и проведения документа по сотруднику, все данные будут уничтожены из программы. Восстановить обратно данные нельзя – данная операция является необратимой. 

В рабочем месте "Уничтожение персональных данных" в разделе "Акты об уничтожении персональных данных", можно заметить, что в блоке Субъект, данные двух сотрудников уже зашифрованы, по сотруднице – Янковская Светлана Сергеевна, был создан акт, но не проведен, данные ее еще небыли уничтожены (рис.6).

Из документа "Акты о уничтожении данных" вы можете вывести печатные формы документа и печатать акт о уничтожении данных, а также выгрузить из журнала регистрационных событий информационной системы оператора данных (рис. 7-8).

В данном случае мы рассмотрели пример уничтожения персональных данных в программе "1С:ЗУП".