Основные правила работы с больничными листами в 2023 году

Для правильной организации работы с больничными листами необходимо учитывать правила электронного документооборота при назначении пособий. Эти правила регламентируются Федеральным законом от 30.04.2021 № 126.

Первое, о чем необходимо помнить – больничные листы теперь формируются только в электронном виде. Исключением являются категории сотрудников, которые находятся под государственной защитой или информация о которых составляет государственную тайну, а также работники из ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей – для них больничные оформляются на бумажном носителе (п. 28 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

Что касается электронных больничных, то работодатели получают информацию о них в режиме онлайн. Для этого они предварительно должны настроить электронный обмен документами с СФР. Формирование электронного листка нетрудоспособности (далее – ЭЛН) осуществляется в ЕИИС "Соцстрах" на основании Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н, п. 3 Постановления Правительства от 16.12.2017 № 1567. За счет того, что при оформлении ЭЛН от сотрудника не требуется никаких бумажных документов и передачи номера больничного листа, и в целом взаимодействие работодателя и сотрудника с фондом при открытии больничного сведены к минимуму, исключена возможность подделки электронных листков нетрудоспособности. В результате открытия ЭЛН фонд сам уведомит об этом работодателя и сотрудника.

Для того чтобы у СФР были необходимые данные для оперативной выплаты пособий работодатели обязаны предоставлять о сотрудниках отчет "Сведения о застрахованном лице", форма которого утверждена Приказом ФСС от 08.04.2022 № 119. Это обеспечивает функционирование беззаявительного (проактивного) порядка выплат.

Также работодателю следует обратить внимание на сокращение сроков отправки сведений в СФР. Ранее он составлял 5 рабочих дней, но в 2023 году работодателям дается на это 3 рабочих дня с момента направленного фондом запроса. В случае, если были поданы недостоверные сведения, то СФР имеет право запросить возмещение за понесенные из-за этого дополнительные расходы, причем может возмещать их может как работодатель, так и сотрудник или медицинская организация – это зависит от того, кто виновен в ошибке (подп. 6.1 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ).

Выдача и получение электронного больничного

В соответствии с п. 2, п. 3 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н, открыть электронный больничный на случай временной нетрудоспособности имеют право работники медицинских организаций при наличии лицензии на осуществление медицинской деятельности. Так, это могут сделать лечащие врачи, фельдшеры при выполнении функций лечащего врача, а также зубные врачи при отсутствии врачей-стоматологов.

Помимо этого, согласно п. 1 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н, на получение больничного имеют право граждане, застрахованные по обязательному социальному страхованию по временной нетрудоспособности и материнству. К таким категориям граждан относятся:

• Россияне;
  

• Иностранцы и лица без гражданства, постоянно или временно проживающие в России;
  

• Иностранцы и лица без гражданства, временно находящиеся в России (за исключением высококвалифицированных специалистов).

Просматривать данные об открытии, изменении и закрытии электронного листка нетрудоспособности сотрудники могут на портале Госуслуг или в личном кабинете на сайте СФР. Например, информация об открытии и закрытии ЭЛН на Госуслугах выглядит следующим образом:

Схема взаимодействия в рамках проактивной системы выплат в 2023 году

Для наглядности мы составили схему взаимодействия СФР, работодателя, сотрудника и медицинской организации по открытию и закрытию ЭЛН:

         Оформление операций по ЭЛН в ЗУП 3.1

Для начала необходимо настроить взаимодействие с СФР через ЭДО. Это относится к технической стороне вопроса, мы же сфокусируем внимание на формировании непосредственно документов уже в рамках настроенного взаимодействия. Рассмотрим вопрос пошагово.

1.     Представим, что ранее работодатель подавал Сведения о застрахованных лицах и при обращении сотрудника в мед.организацию фонд его идентифицировал.

2.     СФР информирует работодателя о состоянии ЭЛН сотрудника, отправляя Сообщения ФСС об изменении ЭЛН (пока что некоторые документы в программе все еще содержат "старое" наименование фонда). Просмотреть их можно в разделе Кадры – Пособия. Проверить наличие сообщений можно по кнопке Получить из ФСС:   

3.     При закрытии больничного соответствующее уведомление поступит в Сообщения об изменении ЭЛН, а также при этом работодателю поступит Входящий запрос СФР для расчета пособий (находится в разделе Кадры – Пособия). Проверить наличие запроса можно по кнопке Получить из ФСС:

4.     Далее нужно сформировать документ Больничный лист (либо из раздела Зарплата, либо на основании Входящего запроса СФР для расчета пособий). Также, начиная с версий программы ЗУП 3.1.23.63 / 3.1.18.586 при получении Сообщения об изменении ЭЛН, информирующем о его закрытии, документ Больничный лист в программе сформируется автоматически, но будет не проведен. Для автоматического заполнения Больничного листа в нем следует нажать кнопку Получить из ФСС:

5.     Следующий шаг – сформировать Ответ на запрос СФР для расчета пособия (раздел Кадры – Пособия либо на основании Больничного листа, либо на основании Входящего запроса). Документ заполнится автоматически, его можно провести и отправить в фонд. Отслеживать его состояние можно в разделе Кадры – Пособия – Ответы на запросы СФР для расчета пособий.